Distinguir CUFE, CUDE y CUDS y saber cómo verificar cada documento.
Tres códigos, una misma familia
La DIAN identifica cada documento electrónico con un código único calculado como huella digital de su contenido. Para la factura electrónica de venta ese código se llama CUFE, Código Único de Factura Electrónica. Para las notas crédito y débito y otros documentos electrónicos del sistema se llama CUDE, Código Único de Documento Electrónico. Para el documento soporte en adquisiciones a sujetos no obligados a facturar se llama CUDS. Existe además el CUNE para la nómina electrónica, que no interviene en cuentas por pagar a proveedores.
Los tres se construyen con el mismo tipo de función (SHA-384) y por eso miden lo mismo: 96 caracteres hexadecimales. A simple vista son indistinguibles. Lo que los diferencia es el documento al que pertenecen y los datos que entran en su cálculo, definidos en el anexo técnico que publica la DIAN en el micrositio del Sistema de Facturación Electrónica.
Cómo saber cuál tienes delante
Mira el documento, no el código. En el XML, la etiqueta raíz lo dice: Invoice es factura y su código es un CUFE; CreditNote o DebitNote son notas y su código es un CUDE. En el PDF, el título del documento y la casilla del código suelen indicar «CUFE» o «CUDE». El documento soporte se reconoce porque lo emite el comprador a nombre de un proveedor que no factura, y su código es un CUDS.
El error más común en cuentas por pagar es tratar una nota crédito como si fuera la factura. Una nota crédito no se paga: corrige o anula una factura anterior, y dentro de su XML referencia el CUFE de esa factura. Si te llega un CUDE suelto, busca la factura a la que corresponde antes de hacer nada.
Consultar cada documento en la fuente
El catálogo público de la DIAN busca por el código del documento y pide, además, el NIT del emisor o del receptor y una casilla de comprobación humana. Sirve para el CUFE de una factura y para el código de otros documentos electrónicos validados por la DIAN. Lo que devuelve es el estado que la DIAN tiene registrado para ese documento, no una opinión sobre si debes pagarlo.
CUFECheck comprueba el formato de 96 caracteres y te lleva al catálogo con el código cargado. Si lo que tienes es un identificador de 36 caracteres con guiones, no es un documento colombiano: es un UUID de un CFDI mexicano, y para eso existe la herramienta hermana CFDICheck.
El documento soporte y quien lo genera
Cuando compras a una persona o empresa que no está obligada a facturar electrónicamente, no vas a recibir una factura con CUFE: eres tú, como comprador, quien debe generar un documento soporte electrónico y transmitirlo a la DIAN, y su código es el CUDS. Es un cambio de papel que despista a muchos equipos de cuentas por pagar acostumbrados a esperar siempre un documento del proveedor.
Para el control interno, el documento soporte se archiva junto con el soporte de la compra y la verificación de que el proveedor efectivamente no está obligado a facturar. Esa condición se comprueba en su RUT, no en la factura.
Lista rápida antes de decidir
- CUFE: factura electrónica de venta. CUDE: notas crédito y débito y otros documentos electrónicos. CUDS: documento soporte en compras a no obligados a facturar.
- Los tres tienen 96 caracteres hexadecimales; la longitud no te dice cuál es.
- Mira la raíz del XML o el título del PDF: Invoice, CreditNote/DebitNote o documento soporte.
- Una nota crédito que anula una factura referencia el CUFE de esa factura dentro del XML.
- El documento soporte lo emite quien compra, no quien vende: si eres tú el comprador, es tu obligación generarlo.
Preguntas frecuentes
¿El CUDE se consulta igual que el CUFE en la DIAN?
La búsqueda pública del catálogo admite el código del documento electrónico junto con el NIT del emisor o del receptor. Introduce el código completo de 96 caracteres del documento que tienes, sea factura o nota, y comprueba que el resultado corresponde al tipo de documento esperado.
Me pasaron un código de 36 caracteres con guiones. ¿Es un CUFE?
No. Un identificador con el formato 8-4-4-4-12 y guiones es un UUID, típico del CFDI mexicano (folio fiscal). Si la factura es colombiana, el código correcto tiene 96 caracteres sin guiones. Para un CFDI, usa la herramienta hermana CFDICheck.
Este sitio reemplaza el catálogo de la DIAN?
No. CUFECheck ayuda a consultar el catálogo público, pero no sustituye el portal de la DIAN ni el criterio de tu contador o revisor fiscal.
El reporte PDF es una certificación DIAN?
No. Es un reporte PDF de verificación no oficial con fecha y hora de consulta. No es una constancia, certificado ni aval emitido por la DIAN.
Que pasa si el CUFE no aparece?
Verifica que pegaste el CUFE completo, sin espacios ni caracteres faltantes. Si el documento sigue sin aparecer, valida directamente en la DIAN y solicita soporte al emisor.