Conseguir el XML o la representación gráfica de una factura electrónica que se recibió incompleta.
Lo primero: qué archivo estás buscando
En Colombia la factura electrónica de venta es un archivo XML firmado y validado por la DIAN. Lo que la mayoría de la gente llama «la factura» es el PDF, que el anexo técnico llama representación gráfica: un documento legible que resume el XML e incluye el código QR y el CUFE. Los dos son útiles, pero sólo el XML permite comprobar datos, leer la respuesta de validación de la DIAN y archivar con trazabilidad.
Por eso, cuando alguien busca «descargar la factura con el CUFE», casi siempre lo que necesita es el XML que el proveedor no envió o que se perdió en un correo. Y ahí el CUFE es el identificador con el que se pide y se comprueba, no una llave de descarga universal.
Vía 1 · Pedírselo al emisor (la normal)
El emisor debe entregarte el documento electrónico. El micrositio de la DIAN para compradores lo resume así: puedes informar un correo electrónico donde te envíen la factura electrónica y solicitar la representación gráfica, impresa o digital. Si te llegó sólo una imagen o un PDF escaneado, pide el archivo original: normalmente es un AttachedDocument (un «sobre» con la factura y la respuesta de validación dentro) o un ZIP con ambos.
Deja constancia de la petición con fecha. Si estás en cuentas por pagar, una factura sin XML es una factura que no puedes comprobar del todo: no es motivo automático para no pagar, pero sí para dejarla en espera mientras se resuelve, y para anotarlo en el expediente.
Vía 2 · «Documentos recibidos» en tu cuenta de la DIAN
La solución gratuita de facturación de la DIAN («Facturando Electrónicamente») tiene una sección de documentos recibidos: al entrar, se despliegan las facturas emitidas a tu nombre, es decir, a tu NIT. Es la misma pantalla desde la que se asocian los eventos RADIAN (acuse de recibo, recibo del bien, aceptación o reclamo), según la guía oficial de la DIAN.
Esta vía exige iniciar sesión con tu usuario: es tu información, no información pública. Y sirve para tus propias facturas: no puedes consultar así los documentos de un tercero. Si tu empresa factura con software propio o de un proveedor tecnológico, la misma lista suele estar en el módulo de recepción de ese software.
Vía 3 · El servicio web por CUFE (para facturadores habilitados)
El anexo técnico de factura electrónica de venta incluye, entre los servicios de la DIAN, uno de descarga del documento electrónico por CUFE: «Descarga DE por CUFE (GetXmlByDocumentKey)». Es un servicio para integración, pensado para facturadores habilitados que se identifican con su certificado digital, y se usa desde el software de facturación, no desde el navegador.
Si tu empresa ya factura electrónicamente, pregúntale a tu proveedor tecnológico si expone esa descarga: resuelve de raíz el problema de las facturas que llegan sin XML. Si no facturas electrónicamente, esta vía no está a tu alcance y quedan la primera y la segunda.
Lo que la consulta pública sí resuelve
La búsqueda pública del catálogo (la que se abre con el CUFE y el NIT del emisor o del receptor, más una casilla de comprobación humana) está pensada para verificar: confirmar que el documento existe en el sistema y contrastar sus datos con los que tienes delante. Es un control, no un gestor de descargas de tu archivo.
Sobre qué muestra exactamente su pantalla de resultado no afirmamos nada en esta guía: la consulta exige esa comprobación humana en cada intento y no la hemos verificado con un documento real. Cuando lo hagamos, lo diremos aquí con la fecha de la comprobación. Preferimos dejar el hueco a describir de memoria una pantalla que cambia.
Mientras tanto, qué puedes hacer con lo que ya tienes
Si tienes el PDF, el CUFE está en el bloque técnico y dentro del QR: con él puedes abrir la consulta oficial y comprobar el documento. Si tienes el XML, CUFECheck lo lee en tu navegador y te muestra el CUFE, los NIT, la fecha, el total y la respuesta de validación embebida sin subirlo a ningún servidor; y si tienes varios, el lote hace lo mismo con hasta veinte a la vez y te deja un CSV y una constancia fechada.
Lo que no debe hacerse es reconstruir la factura a mano desde el PDF para «tener algo»: el soporte es el documento electrónico que emitió el proveedor. Pedirlo, con el CUFE por delante y la fecha de la petición anotada, es más rápido que cualquier atajo.
Lista rápida antes de decidir
- Vía 1, la normal: pídeselo al emisor. Está obligado a entregarte el documento electrónico, no sólo una imagen.
- Vía 2, tu cuenta: en la solución gratuita de la DIAN, «Documentos recibidos» lista las facturas emitidas a tu NIT (requiere usuario).
- Vía 3, con software: el servicio web de la DIAN descarga el documento por su CUFE (GetXmlByDocumentKey), sólo para facturadores habilitados con certificado.
- La consulta pública por CUFE sirve para comprobar el documento, no como gestor de descargas de tus facturas.
- Guarda el XML, no sólo el PDF: el XML es el documento electrónico; el PDF es su representación gráfica.
Preguntas frecuentes
¿Puedo bajar cualquier factura con sólo el CUFE?
No. La descarga por CUFE mediante el servicio web de la DIAN está pensada para facturadores habilitados, que se identifican con su certificado digital. Sin eso, las vías son el emisor y tu propia cuenta con «Documentos recibidos».
El proveedor sólo me manda un PDF. ¿Puedo exigir el XML?
Sí. La factura electrónica es el documento en XML; el PDF es su representación gráfica. Pide al emisor el archivo (normalmente llega como AttachedDocument, con la factura y la respuesta de la DIAN dentro) y guárdalo junto al PDF.
¿Qué me muestra exactamente la consulta pública al abrir el documento?
No lo afirmamos aquí: el catálogo exige completar una comprobación humana en cada consulta y no hemos verificado su pantalla de resultado con un documento real. Lo que sí sabemos es para qué sirve: comprobar que el documento existe y contrastar sus datos con los tuyos.
Este sitio reemplaza el catálogo de la DIAN?
No. CUFECheck ayuda a consultar el catálogo público, pero no sustituye el portal de la DIAN ni el criterio de tu contador o revisor fiscal.
El reporte PDF es una certificación DIAN?
No. Es un reporte PDF de verificación no oficial con fecha y hora de consulta. No es una constancia, certificado ni aval emitido por la DIAN.
Que pasa si el CUFE no aparece?
Verifica que pegaste el CUFE completo, sin espacios ni caracteres faltantes. Si el documento sigue sin aparecer, valida directamente en la DIAN y solicita soporte al emisor.