Montar el doble control de factura y proveedor antes de causar y pagar.
Dos preguntas que se confunden en una
Cuando llega una factura, cuentas por pagar quiere responder «¿puedo pagar esto?». Detrás hay dos preguntas independientes. La primera es sobre el documento: ¿existe esta factura, la validó la DIAN y dice lo que dice el PDF que me mandaron? La segunda es sobre el proveedor: ¿quien factura es quien contraté, está activo y puede recibir este pago? Las herramientas para cada una son distintas y ninguna responde la otra.
El CUFE responde la primera. Con él, el catálogo público de la DIAN muestra si el documento fue validado y sus datos básicos, y el XML te permite comparar emisor, receptor, fecha y total. El NIT responde la segunda: el RUT dice si el contribuyente está activo y el registro mercantil dice si la sociedad existe y renovó su matrícula.
Lo que la validación de la DIAN sí y no garantiza
La validación previa que hace la DIAN al recibir la factura verifica reglas técnicas: que el XML cumple el estándar, que la numeración está autorizada, que la firma es válida, que los cálculos cierran. Si pasa, el documento tiene efectos fiscales. Eso es mucho, pero no es todo: la DIAN no comprueba que el servicio se haya prestado, que el precio sea el pactado ni que el proveedor siga operando meses después.
Un proveedor puede haber emitido facturas válidas en enero y tener el RUT cancelado o la sociedad liquidada en septiembre. Y al revés: un proveedor perfectamente activo puede enviarte un PDF cuya factura la DIAN no conoce, porque el documento nunca se transmitió o porque el PDF es una edición. Por eso el control es doble.
El control del proveedor, paso a paso
Toma el NIT del emisor tal como viene en el XML (etiqueta cbc:CompanyID dentro de cac:AccountingSupplierParty) y compáralo con el NIT del contrato u orden de compra. Después consúltalo: la DIAN ofrece la consulta de estado del RUT; el RUES muestra la matrícula mercantil y su renovación; VigenciaRUT, herramienta hermana de este sitio, consulta el registro mercantil abierto por NIT y te da una constancia de la consulta.
Presta atención al estado (activo, cancelado, suspendido) y a la coherencia de la razón social con la del XML. Un cambio de razón social o un NIT que no coincide con la cuenta bancaria del pago son las señales clásicas del fraude por cambio de cuenta, que no se detecta mirando la factura.
El control de la factura, paso a paso
Extrae el CUFE y los NIT del XML con la herramienta de CUFECheck o a mano, comprueba que el receptor eres tú y que el total coincide con lo acordado, y consulta el CUFE en el catálogo de la DIAN con el NIT del emisor o el tuyo. El catálogo pide una casilla de comprobación humana en cada búsqueda; hazla en tu navegador y compara lo que muestra con el XML.
Si la factura no aparece, no concluyas fraude de inmediato: este sitio tiene una guía para el «no encontrado». Si aparece anulada, o si existe una nota crédito posterior, la factura no debe pagarse tal cual. Si aparece validada y todo coincide, el documento está en orden y queda pendiente el control del proveedor.
Dejar rastro de los dos controles
El valor de estos controles para una auditoría no está sólo en hacerlos sino en poder demostrarlo después. Guarda junto a la factura la constancia de la consulta del CUFE (con hora y resultado) y la constancia de la consulta del NIT. CUFECheck genera la primera localmente; VigenciaRUT, la segunda. Ninguna es un certificado oficial: son el registro de qué se consultó, cuándo y qué dijo la fuente.
Para equipos con volumen, la regla operativa suele ser sencilla: proveedores nuevos y montos altos, los dos controles siempre; proveedores recurrentes, la factura siempre y el proveedor con una frecuencia fija. Lo importante es que la regla esté escrita y que la excepción quede anotada.
Lista rápida antes de decidir
- Factura: CUFE completo, consultado en el catálogo de la DIAN, con emisor, receptor, fecha y valor iguales a los del XML.
- Proveedor: NIT del emisor activo en el RUT de la DIAN y, si es sociedad, matrícula renovada en el registro mercantil.
- Cruce: el NIT que emite la factura es el mismo con el que contrataste y el mismo de la cuenta bancaria a la que vas a pagar.
- Receptor: el NIT del receptor en la factura es el tuyo, exacto.
- Constancia: guarda la hora y el resultado de cada consulta junto con la factura.
Preguntas frecuentes
Si la DIAN validó la factura, ¿no basta con eso para pagar?
No. La validación previa comprueba la estructura, la numeración autorizada y la firma del documento en el momento de emitirlo. No comprueba que el proveedor siga activo, que el bien se haya entregado ni que la cuenta bancaria sea suya.
¿Dónde verifico el NIT del proveedor gratis?
En la consulta de estado del RUT de la DIAN (requiere completar los datos que pide el formulario), en el RUES para la matrícula mercantil, o en VigenciaRUT, la herramienta hermana de este sitio que consulta el registro mercantil abierto por NIT.
Este sitio reemplaza el catálogo de la DIAN?
No. CUFECheck ayuda a consultar el catálogo público, pero no sustituye el portal de la DIAN ni el criterio de tu contador o revisor fiscal.
El reporte PDF es una certificación DIAN?
No. Es un reporte PDF de verificación no oficial con fecha y hora de consulta. No es una constancia, certificado ni aval emitido por la DIAN.
Que pasa si el CUFE no aparece?
Verifica que pegaste el CUFE completo, sin espacios ni caracteres faltantes. Si el documento sigue sin aparecer, valida directamente en la DIAN y solicita soporte al emisor.