Interpretar la respuesta de validación previa de la DIAN que acompaña a la factura.
De dónde sale la leyenda
Desde la validación previa, el emisor envía cada factura al servicio de la DIAN antes de entregarla al comprador. La DIAN aplica las reglas del anexo técnico y responde con un documento electrónico del tipo ApplicationResponse. El anexo define dos eventos para esa respuesta: 02, documento validado por la DIAN, cuando el documento enviado es validado exitosamente; y 04, documento rechazado por la DIAN, cuando no supera las reglas de rechazo.
Esa respuesta viaja dentro del AttachedDocument que recibes, junto con la factura firmada, y la representación gráfica la resume en la leyenda que ves en el PDF. Por eso la leyenda no es una opinión del emisor: es el reflejo de un documento de la DIAN que puedes leer en el XML, con su fecha y hora de validación.
Qué comprueba la validación previa
Las reglas del anexo son técnicas y formales: estructura del XML, firma digital, numeración autorizada y vigencia, identificación del emisor y del adquirente, cálculo de totales e impuestos, coherencia del CUFE con los datos del documento. Cada regla está clasificada como de rechazo, si su incumplimiento impide la validación, o de notificación, si sólo genera un aviso. Un documento «validado» pasó todas las reglas de rechazo.
Lo que la validación no comprueba es la operación: no sabe si el bien se entregó o el servicio se prestó, si el precio es el pactado, si el proveedor cumplió el contrato, si la cuenta bancaria del pago es del proveedor, ni si el proveedor sigue activo meses después. Ésas son comprobaciones del comprador, y ninguna sale de la leyenda del PDF.
Cómo leerla en tu expediente
Con el XML delante, la respuesta embebida (ApplicationResponse) trae el código y la descripción del resultado y la fecha de validación. Si dice validado, el documento tenía efectos fiscales al emitirse; si dice rechazado, no los tiene tal como te lo entregaron, y hay que pedir al emisor el documento corregido y validado. Si la respuesta no está en el archivo, el sobre que recibiste está incompleto: pide el AttachedDocument completo.
La respuesta embebida es una fotografía del momento de la emisión. Una factura validada puede haber sido anulada después por una nota crédito, y el archivo que tienes no lo sabe. Por eso la leyenda del PDF nunca sustituye a la consulta del CUFE en el catálogo de la DIAN, que muestra el estado actual del documento.
Cuando la leyenda y el catálogo no coinciden
Un PDF que dice «validado» y un catálogo que no encuentra el documento tienen tres explicaciones frecuentes: el CUFE se copió mal (la más común), el NIT usado en la consulta no es el del emisor ni el del receptor, o el PDF fue alterado. El orden de descarte es ése. Sólo cuando el CUFE viene del XML, la consulta se hizo con el NIT correcto y el documento sigue sin aparecer, procede escalar con el proveedor.
CUFECheck ayuda en los dos primeros pasos: lee el CUFE y los NIT del XML sin subirlo a ningún servidor, muestra la respuesta embebida que trae el archivo y te abre el catálogo con el código cargado. La comparación final entre lo que dice el catálogo y lo que dice tu XML la haces tú, y la constancia de haberla hecho queda en tu expediente.
Lista rápida antes de decidir
- La validación previa tiene dos desenlaces: documento validado por la DIAN (evento 02) o documento rechazado por la DIAN (evento 04).
- La respuesta viaja en el XML como un ApplicationResponse dentro del AttachedDocument; el PDF sólo la resume.
- «Validado» significa que el documento cumplió las reglas técnicas del anexo en el momento de emitirse; no que el bien se entregó ni que el precio sea el pactado.
- Una factura rechazada no tiene efectos fiscales tal como te la entregaron: pide al emisor una factura válida.
- La respuesta embebida es un dato del pasado: el estado actual del documento se consulta en el catálogo.
Preguntas frecuentes
El PDF dice «validado por la DIAN» pero el catálogo no encuentra el CUFE. ¿Cuál manda?
El catálogo es la fuente viva; el PDF es una representación que cualquiera puede editar. Revisa primero que el CUFE esté completo y bien copiado, consulta con el NIT correcto y, si sigue sin aparecer, pide el XML al emisor y sigue la guía de «factura no encontrada» antes de concluir nada.
¿Existe un estado «validado con notificaciones»?
En el anexo técnico vigente la respuesta de la DIAN a un documento es validado o rechazado. Las reglas de validación se clasifican como de rechazo o de notificación: una notificación es un aviso que no impide la validación del documento, y puede aparecer en el detalle de la respuesta.
Este sitio reemplaza el catálogo de la DIAN?
No. CUFECheck ayuda a consultar el catálogo público, pero no sustituye el portal de la DIAN ni el criterio de tu contador o revisor fiscal.
El reporte PDF es una certificación DIAN?
No. Es un reporte PDF de verificación no oficial con fecha y hora de consulta. No es una constancia, certificado ni aval emitido por la DIAN.
Que pasa si el CUFE no aparece?
Verifica que pegaste el CUFE completo, sin espacios ni caracteres faltantes. Si el documento sigue sin aparecer, valida directamente en la DIAN y solicita soporte al emisor.