Resolución de numeración de facturación: cómo verificar la autorización de una factura electrónica

Antes de facturar, el emisor solicita a la DIAN autorización para usar un prefijo y un rango de números consecutivos durante una vigencia. Esa autorización tiene un número, una fecha de inicio y una de fin, y un rango desde-hasta. Cada factura electrónica que emite debe usar un consecutivo dentro de ese rango y una fecha dentro de esa vigencia; si no, el sistema de validación previa la rechaza.

Para el comprador esto es un control indirecto pero útil: una factura cuyo número no cae en el rango autorizado, o cuya fecha está fuera de la vigencia, no debería haber sido validada. Encontrar esa incoherencia en un documento que además dice «validado por la DIAN» es una señal de que el archivo fue alterado o de que la respuesta embebida no corresponde a ese documento.

El anexo técnico de factura electrónica de venta (versión 1.9) ubica la autorización en las extensiones de la DIAN del XML, en el grupo sts:InvoiceControl: sts:InvoiceAuthorization contiene el número de la autorización; sts:AuthorizationPeriod contiene cbc:StartDate y cbc:EndDate, la vigencia; y sts:AuthorizedInvoices contiene el prefijo (sts:Prefix) y el rango (sts:From y sts:To). El número de la factura, con su prefijo, está en cbc:ID, y la fecha de emisión en cbc:IssueDate.

Las reglas de validación del anexo para ese bloque son de rechazo: si la fecha de inicio de la autorización es posterior a la fecha de la factura, o la fecha de fin es anterior, o el consecutivo está fuera del rango, la DIAN rechaza el documento. Por eso, en una factura efectivamente validada, esos datos son coherentes por construcción; la comprobación del comprador consiste en confirmar esa coherencia en el archivo que le entregaron.

Abre el XML con un editor de texto y busca «InvoiceControl». Anota el prefijo y el rango de sts:AuthorizedInvoices y compáralos con cbc:ID: el número de la factura debe llevar ese prefijo y caer entre From y To. Después compara cbc:IssueDate con StartDate y EndDate de sts:AuthorizationPeriod. Son dos comparaciones de un minuto.

El extractor de CUFECheck lee el XML en tu navegador y muestra el CUFE, los NIT, la fecha y el total; el bloque de numeración lo puedes ver en el mismo archivo. Si un proveedor te envía facturas con prefijos o rangos que cambian sin explicación, o con fechas fuera de la vigencia, pídele la resolución de numeración vigente antes de seguir pagando.

La coherencia de la numeración no dice si la factura sigue vigente hoy, si el proveedor está activo ni si el bien se entregó. Es una pieza del expediente, junto con la consulta del CUFE en el catálogo y la verificación del NIT del proveedor. Y no sustituye la respuesta de validación de la DIAN embebida en el archivo: si esa respuesta dice «rechazado» o no existe, la numeración correcta no arregla nada.

Tampoco es un control que deba hacerse a mano en cada factura de un proveedor recurrente. Tiene sentido en proveedores nuevos, en cambios de prefijo y cuando algo más no cuadra. Como todo en cuentas por pagar, la regla escrita y la excepción anotada valen más que la revisión heroica.