Verificar una nota crédito recibida y aplicar correctamente su efecto sobre la factura y el pago.
Qué es y qué no es una nota crédito
La nota crédito electrónica es el documento con el que el emisor disminuye o anula el valor de una factura ya emitida: una devolución, un descuento posterior, una corrección de precio o la anulación completa. Es un documento electrónico propio, con su código único (un CUDE de 96 caracteres, según el anexo técnico) y validado por la DIAN como la factura. No es un documento de cobro: nadie paga una nota crédito.
Para cuentas por pagar el error habitual es de emparejamiento: aplicar una nota a la factura equivocada, aplicarla dos veces, o pagar la factura completa cuando ya existía una nota que la reducía. El XML de la nota trae la información para evitarlo, y el catálogo de la DIAN permite comprobar que la nota fue validada.
La referencia a la factura
En el XML de la nota crédito, el grupo cac:BillingReference contiene la referencia al documento que corrige: el número de la factura (con su prefijo) y su CUFE, además de la fecha de emisión. Ésa es la prueba de emparejamiento: el CUFE referenciado debe ser exactamente el de la factura que tienes en tu expediente. El anexo técnico incluye reglas de rechazo cuando esa referencia no corresponde a un documento válido.
El anexo técnico prevé también notas sin referencia a una factura concreta, con un tratamiento particular. Si recibes una nota de ese tipo, no la apliques a ninguna factura sin que el proveedor te indique por escrito a qué operación corresponde; la nota debe explicarse por sí misma dentro de tu expediente.
El concepto de corrección y el saldo
La nota lleva un concepto de corrección en cac:DiscrepancyResponse/cbc:ResponseCode (el anexo lista los conceptos admitidos: devolución parcial, anulación de factura, rebaja o descuento, ajuste de precio, entre otros). Ese concepto, junto con los valores de la nota, determina el nuevo saldo de la factura: total facturado menos el total de las notas crédito validadas que la referencian, más las notas débito si las hubiera.
Antes de programar el pago, la cifra que importa es ese saldo, no el total de la factura. Y conviene guardar la nota junto a la factura, con la constancia de haber consultado ambas en el catálogo: un auditor va a preguntar por qué se pagó menos de lo facturado, y la respuesta debe estar en el expediente.
Notas y eventos RADIAN
Si la operación fue a crédito y tu empresa asocia los eventos RADIAN, el orden importa: la guía de eventos de la DIAN indica que una factura aceptada expresa o tácitamente ya no admite notas débito o crédito. Es una razón más para revisar la factura dentro de los tres días hábiles y reclamar si algo no cuadra, en vez de esperar una nota después de haberla aceptado.
Para consultar la nota en el catálogo público, usa su CUDE con el NIT del emisor o el tuyo, como con cualquier documento electrónico. CUFECheck comprueba el formato de 96 caracteres y te abre la búsqueda con el código cargado; la lectura del XML en el navegador te muestra el documento referenciado sin subir el archivo a ningún servidor.
Lista rápida antes de decidir
- La nota crédito tiene su propio código de 96 caracteres: es un CUDE, no un CUFE.
- Dentro del XML, cac:BillingReference indica la factura que corrige: su número y su CUFE. Compáralos con la factura que tienes.
- El concepto de corrección (cac:DiscrepancyResponse/cbc:ResponseCode) dice si es anulación, descuento, devolución u otro ajuste.
- La respuesta de validación de la DIAN embebida debe decir «validado» para la nota, igual que para la factura.
- Según la guía de eventos de la DIAN, una factura ya aceptada expresa o tácitamente no admite notas crédito o débito.
Preguntas frecuentes
Me llegó una nota crédito pero no encuentro la factura que corrige. ¿Qué hago?
Abre el XML de la nota y lee cac:BillingReference: ahí están el número y el CUFE de la factura referenciada. Busca esa factura en tu archivo o en el catálogo de la DIAN con ese CUFE. Si la nota no trae referencia, pide al proveedor que te indique a qué operación corresponde antes de aplicarla.
¿Una nota crédito se consulta en el catálogo como una factura?
Sí: el catálogo busca por el código del documento electrónico (CUFE o CUDE) y pide el NIT del emisor o del receptor. Usa el CUDE de la nota, no el CUFE de la factura.
Este sitio reemplaza el catálogo de la DIAN?
No. CUFECheck ayuda a consultar el catálogo público, pero no sustituye el portal de la DIAN ni el criterio de tu contador o revisor fiscal.
El reporte PDF es una certificación DIAN?
No. Es un reporte PDF de verificación no oficial con fecha y hora de consulta. No es una constancia, certificado ni aval emitido por la DIAN.
Que pasa si el CUFE no aparece?
Verifica que pegaste el CUFE completo, sin espacios ni caracteres faltantes. Si el documento sigue sin aparecer, valida directamente en la DIAN y solicita soporte al emisor.