Entender la obligación de generar el documento soporte y verificar su código (CUDS) y sus requisitos.
Cuándo cambia el papel del comprador
En la mayoría de compras recibes una factura electrónica con CUFE y tu trabajo es verificarla. Pero cuando el vendedor o prestador del servicio no está obligado a expedir factura ni documento equivalente (por ejemplo, ciertas personas naturales no responsables de IVA), la DIAN traslada la carga al comprador: es él quien debe generar el documento soporte para respaldar la transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables.
Ese cambio de papel despista a los equipos acostumbrados a esperar siempre un documento del proveedor. Aquí no llega nada que verificar en el catálogo: hay que producir un documento, numerarlo con autorización de la DIAN, transmitirlo y archivarlo. En una empresa que contrata servicios a personas naturales o transporte a propietarios no obligados a facturar, esto ocurre todos los meses.
Requisitos según la Resolución 000167 de 2021
La Resolución 000167 del 30 de diciembre de 2021 implementó el documento soporte electrónico y su anexo técnico. Según el micrositio de la DIAN, el documento debe denominarse expresamente «Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar»; llevar la fecha de la operación; los apellidos y nombre o razón social y el NIT del vendedor o prestador del servicio; los del comprador; una numeración consecutiva autorizada por la DIAN; la descripción específica del bien o servicio; el valor total de la operación; la firma del emisor; el formato electrónico establecido por la DIAN; y el código único de documento soporte, CUDS.
El CUDS es, como el CUFE y el CUDE, una huella digital de 96 caracteres calculada sobre datos del documento según el anexo técnico correspondiente. Identifica el documento soporte de forma única y permite su trazabilidad en el sistema de facturación electrónica. Como el resto de códigos, no se puede recalcular desde fuera: se verifica su formato y se consulta el documento en el sistema.
Qué verificar antes de generarlo
Lo primero es la condición del proveedor: que efectivamente no esté obligado a facturar. Eso se comprueba en su RUT (responsabilidades) y no por lo que él diga; si el proveedor está obligado y no factura, el documento soporte no arregla su incumplimiento y tu compra queda sin soporte válido. Lo segundo es la identidad: nombre y NIT exactos del vendedor, verificados en el RUT o en el registro mercantil si es una sociedad.
Lo tercero es la fecha: el documento debe llevar la fecha de la operación y generarse oportunamente; un documento soporte generado tarde, fuera de los plazos que fija la norma, pone en riesgo su efecto fiscal. Y lo cuarto, la descripción: «servicios varios» no es una descripción específica del bien o servicio. Cada uno de estos puntos es lo que un revisor fiscal o la DIAN mirarán primero.
Archivo y control interno
El documento soporte se archiva con el mismo criterio que una factura: el XML transmitido, su representación gráfica, la respuesta de validación de la DIAN, la evidencia de la condición del proveedor (consulta del RUT con fecha) y el soporte de la compra (contrato, orden, recibo del servicio). La constancia de la consulta del NIT, que herramientas como VigenciaRUT generan, es parte natural de ese expediente.
Para el flujo de cuentas por pagar, conviene una lista de proveedores no obligados a facturar, revisada periódicamente, porque la condición puede cambiar: un proveedor que pasa a ser responsable de IVA o facturador electrónico deja de recibir documento soporte y empieza a tener que facturar. Verificar el CUFE de sus facturas desde ese momento es la continuación del mismo control.
Lista rápida antes de decidir
- Aplica cuando compras a alguien que no está obligado a expedir factura ni documento equivalente; compruébalo en su RUT, no de palabra.
- Lo genera y lo transmite a la DIAN el comprador, con numeración autorizada y en el formato electrónico de la Resolución 000167 de 2021.
- Debe llamarse «Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar» y llevar la fecha de la operación.
- Lleva nombre y NIT del vendedor y del comprador, descripción específica del bien o servicio, valor total y el CUDS.
- Sin documento soporte válido, la compra no soporta costos, deducciones ni impuestos descontables.
Preguntas frecuentes
¿El proveedor no obligado a facturar puede hacerme el documento soporte?
No. Según la DIAN, es el comprador quien debe generar el documento soporte para respaldar la transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables. El proveedor no obligado no emite factura ni documento soporte.
¿Cómo sé si mi proveedor está obligado a facturar?
Revisa su RUT: las responsabilidades registradas indican si es facturador electrónico o si pertenece a los sujetos no obligados (por ejemplo, ciertas personas naturales no responsables de IVA). La consulta de estado del RUT de la DIAN y el registro mercantil son las fuentes.
Este sitio reemplaza el catálogo de la DIAN?
No. CUFECheck ayuda a consultar el catálogo público, pero no sustituye el portal de la DIAN ni el criterio de tu contador o revisor fiscal.
El reporte PDF es una certificación DIAN?
No. Es un reporte PDF de verificación no oficial con fecha y hora de consulta. No es una constancia, certificado ni aval emitido por la DIAN.
Que pasa si el CUFE no aparece?
Verifica que pegaste el CUFE completo, sin espacios ni caracteres faltantes. Si el documento sigue sin aparecer, valida directamente en la DIAN y solicita soporte al emisor.